Könyvelőváltás

A könyvelőváltás körülményes tud lenni, ezért sok mindenre oda kell figyelni, hogy zökkenőmentesen menjen végbe. Az alábbiakban néhány javaslatot olvashat, amelyek betartásával könnyebb lehet ez a procedúra.

A könyvelőváltást legegyszerűbb év elején végrehajtani, amikor az adott tárgyévi papírmunkák már lezárultak. Ebben az esetben tisztán elkülöníthető, hogy amennyiben valamilyen hiba történik a könyvelésben, egyik évért egyik, másikért már másik könyvelő a felelős. Azonban adódhatnak bizonyos komplikációk, amik miatt arra kényszerülhet, hogy év közben váltson könyvelőt. Ilyen okok lehetnek például, ha a vállalkozás növekedik vagy bővül a tevékenységeinek köre és így az aktuális könyvelő, már nem tudja vállalni a feladat elvégzését. Ide tartozhat az is, ha valami miatt a könyvelő képtelenné válik a további munkavégzésre, ha költözés miatt nehézkessé válik a könyvelővel való kapcsolattartás vagy egész egyszerűen az, ha elégedetlen a munkavégzésével, hanyagság vagy könyvelői hiba miatt kapott bírság következtében.

Nem kell megijedni az év közbeni könyvelőváltástól sem. Sikeressége nagyban függ a lelkiismeretes előkészítéstől és amennyiben egy tapasztalt könyvelőirodát bíz meg, náluk ezek már rutinfeladatnak számítanak. A könyvelőváltás normális menete úgy néz ki, hogy felmondja a megbízási szerződést a jelenlegi könyvelővel, átadás-átvételi jegyzőkönyvet írnak a könyvelési anyag átvételéről, megköti a szerződést az új könyvelővel, akinek át is adja a könyvelési anyagot, hogy átnézze, ellenőrizze és rendezze, végül visszavonja az előző könyvelő könyveléshez való elektronikus hozzáférését. Fontos megkérni a régi könyvelőt, hogy írjon egy kisebb tájékoztatót a folyamatban lévő ügyekről és teendőkről, illetve érdemes arra is megkérni, hogy készítsen egy listát az adóalapot módosító összetevőkről és egyéb szerinte sarkalatos tényezőkről. Főleg év közbeni váltásnál elengedhetetlen annak a tisztázása, hogy pontosan melyik könyvelőnek meddig terjed a felelősségi köre, milyen dátummal váltotta fel egymást a két könyvelő és a már elkezdett, de még be nem fejezett ügyleteket ki fogja befejezni és ki vállal értük felelősséget. Ennélfogva kedvező lehet, ha sikerül személyes érintkezést kialakítanunk a régi és új könyvelő között.

Gyakran járhat plusz költségekkel, ha nem év végén kerül sor a könyvelőváltásra, hiszen a megnövekedett papírmunka mennyisége miatt az előző könyvelő kiszámlázhat különdíjat. Ha a régi könyvelő elkezdte már az évet könyvelni, de nem bízik meg benne, újra könyveltetheti a már eltelt hónapokat az új könyvelővel, de ez is extra költségeket vonhat maga után, éppen úgy mint az, ha az új könyvelőnek ki kell igazítania előde által vétett hibákat pótlások és önrevíziók beadásával.

Rendkívül fontos tehát lelkiismeretes könyvelő választása, hiszen azon felül, hogy a könyveléssel való megbízás egy különleges bizalmi kapcsolat, roppantmód fontos a cég jogszerű működése, fennállása és növekedése szempontjából is.